IT-prosjektleder som lytter og bestemmer under et møte

Fem kjennetegn på en god IT-prosjektleder

God IT-prosjektledelse krever en bred vifte med evner til å lede prosesser og en rekke personlige egenskaper for å lykkes. Lær mer om hvilke individuelle kompetanser en god prosjektleder bør ha og praktisere.

Oslo 16. juni 2021

En IT-prosjektleder må beherske mange harde og myke ferdigheter. I tillegg er en viss grad av teknisk forståelse også et krav, men kjernekomponenten i en god IT-prosjektleder er gode lederegenskaper.

Men hvilke mellommenneskelige talenter trenger du som IT-prosjektleder? For å belyse dette spennende emnet har vi snakket med flere av våre high-end konsulenter med flere tiårs erfaring innen feltet. Denne artikkelen kombinerer deres råd med den nyeste litteraturen og beste praksis innen området.

Hva kjennetegner god prosjektledelse?

  • Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon
  • En god prosjektleder har gode lederegenskaper
  • En god prosjektleder er en god beslutningstaker
  • God prosjektledelse er inspirerende
  • En prosjektleder er god til å forhandle

1. En god prosjektleder har gode lederegenskaper

Sannsynligheten for at et IT-prosjekt blir vellykket henger tett sammen med hvor gode lederegenskaper prosjektlederen besitter. Som prosjektleder av et IT-prosjekt har man mye ansvar og tjener derfor over gjennomsnittet for å lede og levere. Men stort ansvar og fin tittel gir deg ikke større suksess. Det gjør dine lederegenskaper.

Hovedansvaret til prosjektlederen er tross alt at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett med ønsket resultat. Dette forutsetter at deltakerne i prosjektet er motiverte og målbevisste.

Hvilke personlige egenskaper trenger en god prosjektleder?

En prosjektleder er en visjonær

Det å se det ‘store perspektivet’ i prosjektet og effektivt formidle denne visjonen til andre er en viktig egenskap for en god prosjektleder. Evner du å forklare visjonen på en måte som får prosjektdeltakerne til å se for seg det ønskede sluttresultatet, vil hele teamet lettere se hvordan leveransen skal gjennomføres til riktig tid.

«Leaders Worry about Doing the Right Things; Managers Worry about Doing Things Right. Leaders are focused on accomplishing the vision for the organisation», skriver Project Management Institute i en artikkel om viktige lederegenskaper for en prosjektleder.

Så ledere som er visjonære, vil være en bedre leder enn den som kun gjør det riktige etter boken.

Har en positiv holdning

En god prosjektleder er entusiastisk og positiv. Det er en glede å jobbe sammen med en entusiastisk leder. Og en leders entusiasme smitter over på prosjektdeltakerne. At prosjektlederen er målbevisst og engasjert i prosjektet bidrar også til gjensidig tillit og respekt, som igjen fører til et produktivt arbeidsmiljø.

Som en ekstern prosjektleder har man også et ansvar for trivsel i teamet, og skal gjennom positiv ledelse skape begeistring.

IT prosjektleder for ProData Consult, Niels-Erik Jørgensen nevner at man ikke skal glemme de små seierne underveis:

”Jeg tror det er viktig for en prosjektleder med min [utvikler] bakgrunn å pleie og utvikle sosiale ferdigheter. Etter at jeg har blitt eldre og mer erfaren … innser jeg mer og mer viktigheten av å få kake på bordet, snakke med teamet, være sosial og feire de små seirene underveis. Ting jeg glemte å prioritere i starten. ”

En IT-prosjektleder må være problemløser

En god prosjektleder løser problemer som oppstår underveis i prosjektet. Hun er ressurssterk og kreativ i måten hun angriper problemstillingene. Den smarte prosjektlederen vet også hvilke prosjektdeltakere som er best egnet til å løse problemet og ber vedkommende bidra.

Den kloke prosjektlederen vil også søke å finne årsaken til et problem, siden dette er den eneste langsiktige måten å løse problemet permanent.

Whether the problem you are focusing on is small or large, using a systematic approach for solving it will help you be a more effective project manager, skriver Project management skills i en artikkel om problemløsningsteknikker i prosjektledelse.

Så en god prosjektleder vil angripe problemet med en systematisk og gjennomtenkt metode, uansett størrelse på problemet.

Alle ledere må delegere

Å kjenne hver enkelt prosjektdeltakers styrker og begrensninger er helt avgjørende for en prosjektleder. Det er en forutsetning for å lykkes. For å få det beste ut av prosjektgruppen må prosjektlederen delegerer oppgaver til hver enkelt medarbeider.

For prosjektdeltakerne er det en fordel at de får tildelt oppgaver som passer deres ferdighetsnivå. Når målet er å oppnå ønskede resultater innen en avgrenset tid, bør prosjektlederen gjerne oppfordre medarbeiderne til selv å stille spørsmål, tildele ansvar og stole på at oppgaver bli utført.

Slik viser lederen interesse for hver enkelt medarbeiders oppgaver. Sånt bygger tillit.

En god prosjektleder har integritet

Integritet er den aller viktigste lederegenskapen en god prosjektleder har. Integritet er avgjørende for å oppnå tillit fra prosjektgruppen. Derfor vil prosjektlederen vise gjennom egne eksempler at hun opprettholder verdier og etiske normer som både er avtalt, og allment akseptert. Dette sikrer at medarbeiderne oppfatter lederen som ærlig og rettferdig.

Frilanskonsulent Klaus-Jakob Bo Nielsen har ledet flere kundeprosjekter via ProData Consult, og legger til kundeperspektivet:

{   ... Det handler om å kunne takle virksomhetens særegenheter på en god måte, uten at du går på akkord med dine egne verdier. ...   }

prosjektleder som skriver på tastatur

Kommunikasjon er mer enn å skrive godt. En god prosjektleder bør beherske digitale kommunikasjonsflater like mye som hun bør lytte til medarbeidere og kunder.

2. Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon

Som en moderne arbeidstaker bruker vi alle et vell av ulike redskaper for å kommunisere; en-til-en, eller i møter, med telefon, e-post, SoMe chat, SMS, og samhandlingsverktøy som Teams og lignende. Vi er i dialog med mange samtidig og kommuniserer i mange ulike kanaler hver dag. Men bruker du disse hensiktsmessig?

Effektiv kommunikasjon er en utfordring for de fleste moderne arbeidsplasser. Og en effektiv IT-prosjektleder begrenser seg til formålstjenlige verktøy for å dele viktig informasjon.

En dyktig prosjektleder har også utviklet gode «antenner» for å lese mellom linjene hva prosjektdeltakerne egentlig mener. Å utvikle disse gode kommunikasjonsevnene kan bidra til å unngå konflikter, inngå kompromisser og lede til bedre beslutninger.

En av ProData Consults eksterne IT-prosjektledere, Niels-Erik Jørgensen, mener det er viktig å ha åpne kommunikasjonslinjer i den danske artikkelen Nøgleelementer i det succesfulde projekt:

“Som prosjektleder må du skape et miljø der folk kan uttrykke seg, selv om det er negativt. Du må være åpen for det. Noen ganger er folk frustrerte, selv om det kan være en løsning og dermed noe vi kan gjøre med det. Åpne kommunikasjonslinjer motiverer teammedlemmer og fører til bedre resultater og mer vellykkede prosjekter. ''

En IT-prosjektleder som kommuniserer effektivt, gjør dette:

Prosjektlederen lytter mer enn hun snakker

Å lytte er en av de viktigste sidene ved kommunikasjon. En god lytter forstår ikke bare innholdet i budskapet, men merker også hvordan samtalepartneren føler seg. En god prosjektleder skaper et miljø der prosjektdeltakere føler seg trygge – og sørger for at idéer, meninger og følelser kan ytres og blir lyttet til.

Steven R. Covey, skriver i sin bok: The 7 Habits of Highly Effective People «The data is extremely compelling, showing that a preference for listening (and listening before talking) is directly tied to a leader’s effectiveness»

Altså vil en IT-prosjektleder som lytter mer enn hun snakker ha større sannsynlighet til å lykkes med sine prosjekter. En av dem er frilans prosjektleder Flemming Mertz, som tar oppdrag via Prodata Consult.

‘Et godt råd er … å lytte til teamene du arbeider for. Dette er dem du skal få til å fungere …  Du er en leder for både de smidige teamene, organisasjonen og hele den tekniske delen. Det gjelder alltid å være nær alle de agile teamene. Dette gjøres ved f.eks. å delta på alle statusmøter og Scrum of Scrum-møter. Det handler om å være synlig og høre fra dem hvordan ting går, både formelt og uformelt», mener Flemming Mertz i et intervju om teamlederrollen han hadde som konsulent for Prodata Consult.

Klar tale gir tillit

En trygg prosjektleder er vennlig og direkte i sin kommunikasjon. Deltakerne må ha tillit til hverandre og ikke føle at lederen har skjulte motiver. Det er en forutsetning for god kommunikasjon i et prosjekt.

God kommunikasjon er en av nøkkelfaktorene for å lykkes med å lede et IT-prosjekt. Som leder av prosjekt er kommunikasjon et av dine viktigste verktøy for å skape entusiasme og forståelse rundt et prosjekt og få prosjektmedarbeiderne dine til å ta ansvar for oppgavene sine, skriver Prosjektbloggen i en artikkel om fire tips til god kommunikasjon i prosjekter.

Kroppsspråk er viktigere enn ord

Ikke alle mestrer mellommenneskelig kommunikasjon. I en undersøkelse gjort av Workforce Solutions Group, ble det avdekket at 60 % av jobbsøkere ikke hadde gode nok evner til å kommunisere med andre mennesker.

Vi merker dette bevisst eller ubevisst, ved at vi får en følelse av at «noe ikke stemmer.» Tenk deg en leder som sier til deg «Du er min mest betydningsfulle medarbeider» samtidig som han ser på deg med en nedverdigende mine, skriver Ledernytt i en artikkel om god kommunikasjon.

Kontroll på følelser

Beslutninger har større innvirkning på dine følelser enn på dine tanker. Derfor spiller følelser en viktig rolle i all kommunikasjon. For å unngå misforståelser og frustrasjon vil en god IT-leder være observant og benytte kroppsspråk slik at hun fremstår som tydelig og klar når beslutninger kommuniseres.

Frilanskonsulent Tina Møller for ProData Consult har vært prosjektleder mer enn 10 år, sier dette:

{   ... «… nye prosjekter er … ofte komplekse. Derfor må du også være tålmodig … ”Du kommer ofte over prosjekter som kan virke litt kaotiske, og det er derfor det er viktig at du lytter til hvor organisasjonen er og hvor de forventer at du skal hjelpe dem med å gå. Det krever tålmodighet og toleranse.” ...   }

En tydelig prosjektleder som snakker med en medarbeider

En prosjektleder bør lytte til andres perspektiv og meninger. Først da kan hun ta gode beslutninger basert på tilgjengelig data og prosjektets mål og visjon.

3. En god IT-prosjektleder er en god beslutningstaker

For å sikre at IKT-prosjektet er vellykket kreves det av prosjektlederen at hun er en god beslutningstaker. Prosjektledere tar mange avgjørelser hver dag.

Evnen til å ta beslutninger er derfor kritisk for at prosjektet kommer videre og til sist i havn. Og lederens oppgave er å sikre at beslutningene som skal tas er rasjonelle, objektive og korrekte.

En god prosjektleder benytter disse beslutningskriteriene:

Starter med å identifisere målet

En god prosjektleder avklarer hensikten med beslutningen før hun undersøker formålet med beslutningen. Hun undersøker hvilket problem som må løses og hvorfor det er viktig. Prosjektlederen vet at det er enklere å stå for en beslutning når hun kan forklare årsaken til beslutningen.

Bruker fullstendige og nøyaktige data

En dyktig leder av et prosjekt undersøker bakgrunnen for beslutningen – gjerne fra mange perspektiv – og med så fullstendige data som mulig innen en begrenset tid. Alle viktige fakta og informasjon blir drøftet slik at beslutningsgrunnlaget er fullstendig og korrekt.

58 % of respondents say their companies base at least half of their regular business decisions on gut feel or experience rather than being driven by data and information, heter det i en undersøkelse i bi-survey.com.

Vi kan anta at mange baserer sine avgjørelser på magefølelse eller erfaring, i stedet for data og fakta. Det er ikke god praksis. God prosjektledelse forutsetter at beslutninger som fattes har dokumentasjon i fullstendige data. I motsatt fall kan prosjektlederen trekke feilaktige konklusjoner.

En god IT-prosjektleder vurder konsekvensene

Konsekvensene en beslutning får må også vurderes grundig før beslutningen fattes. En god prosjektleder vurderer hvordan en avgjørelse vil påvirke prosjektdeltakerne og kvaliteten på sluttresultatet av prosjektet. Konsekvensutredning kan være vanskelig, så den bør baseres på data.

Prosjektlederen undersøker andres perspektiv

En leder må ha evnen til å sette seg inn i andres perspektiv, lytte og forsøke å forstå alternative beveggrunner. På et menneskelig plan er det viktig at en leder ser hele mennesket og kan innleve seg og «se» et annet menneskes situasjon og tankeliv. Av en god prosjektleder forventes det at hun har godt utviklet empati.

Og en god måte å høre andres perspektiv på er å avholde fysiske møter.

IT-utvikler Steffen Jørgensen er en Senior .NET-utvikler med mer enn ti års erfaring i Microsoft stacken. Han opplevde at pandemiens remote-arbeid har vært krevende i sitt IT-prosjekt.

«… effekten av korona [har] gjort meg mer oppmerksom på hvor mye jeg verdsetter det sporadiske fysiske møtet ansikt til ansikt».

I følge Steffen har Koronaen understreket viktigheten av å holde møter ansikt til ansikt for å bygge tillit, ettersom det øker moral og hjelper i pressede situasjoner når man leverer på frister», forteller Steffen Jørgensen i artikkelen Konsulent i en Coronatid: En eksperts synspunkt.

PDC_0352-web7-9

Prosjektlederen kan vurdere effekten av en beslutning

En god leder som koordinerer kompliserte prosjekter vurderer utfallet av sine beslutninger. Han kan vurderer fortløpende om det er behov for nye undersøkelser eller å få andre til å se over datagrunnlaget med friske øyne.

Erfarne prosjektledere kan gjerne «utvikle» en sjette sans for å identifisere og reversere dårlige beslutninger eller dårlig timing.

Prosjektleder som snakker og viser en medarbeider foran skjerm

En prosjektleder med gode antenner og medmenneskelige evner vil lykkes bedre og skape entusiasme og oppslutning i prosjektets ulike faser.

4. God prosjektledelse er inspirerende

Ja, prosjektlederjobben er utfordrende, siden den ikke bare har ansvar for prosjektets suksess, men også for prosjektgruppens trivsel. En god prosjektleder er inspirerende og sørger for at prosjektgruppen er motivert.

Dette kjennetegner en inspirerende leder

En leder – ikke en sjef

Det er stor forskjell på ledere som viser vei gjennom sine egne handlinger og lytter, og en sjef som gir befalinger og direktiv. En inspirerende prosjektleder har innflytelse og trenger ikke bruke sin autoritet. En god prosjektleder skal stimulere, løfte og lede – ikke gi instruksjoner, detaljstyre og stille urimelige krav.

BI-professor Øyvind Martinsen er ekspert på området. Han har forsket på hva som gjør ledere gode, og hvilke personlighetstrekk som kan være avgjørende for hvordan ledere fungerer.

Nyere forskning har funnet noen generelle fellesnevnere for god ledelse – hvilke som er gunstige personlighetstrekk, og hvilke som er mindre gunstig, forteller Øyvind Martinsen til forskning.no. Han trekker frem femfaktormodellen som ofte benyttes i personlighetstester som benyttes for å definere personlighetstrekk.

Har du disse fem trekk? – Hvis du er

  1. god til å håndtere stress og nervøsitet
  2. utadvendt
  3. åpen
  4. sosialt omgjengelig
  5. flink til å planlegge

– er det kjennetegn på en god leder.

Derimot, hvis du er selvsentrert, antisosial og manipulativ – og disse trekkene dominerer – er det sjeldent man oppleves som en god leder. Forskeren påpeker at en god leder har både medfødte egenskaper og tillærte for å fungere godt.

Det må være lov å feile

Prosjekter med stor innovasjonstakt leverer de beste resultatene. Innovasjon krever vilje til å feile. De mest innovative selskapene i verden feirer feilene og omprioriterer ressurser til lønnsomme prosjekter. En god prosjektleder forstår risikoen og beveger seg raskt videre etter at feilen er korrigert.

Hold handlingsrommet åpent, slik at løsningsutviklingen i gjennomføringsfasene kan dra full nytte av innovasjon og smidig metodikk, skriver Difi i sin prosjektveiviser om innovasjon i prosjekter.

En inspirerende prosjektleder motiverer

Ingenting er bedre enn motiverende komplimenter og oppmuntrende kommentarer, vi er tross alt bare mennesker. Det gjelder også for medlemmer av en prosjektgruppe.

Begrepet «positiv forsterkning» benyttes om effekten som kan oppnås ved belønnende oppmuntring. Positiv forsterkning oppnås ved å lytte til og være engasjert i prosjektdeltakernes problemstillinger.

Så vis oppriktig interesse for hver enkelt prosjektdeltaker.

Du har kanskje hørt dette sitatet fra Theodore Roosevelt:

{

... Nobody cares how much you know, until they know how much you care.

}

Så bry deg om andres synspunkter og meninger, for å løfte prosjektdeltakerne.

En god prosjektleder forstår at hun må engasjere seg i alle prosjektdeltakerne som personer og i deres arbeid. Alle i teamet  ønsker at du legger merke til deres arbeid og progresjon. En inspirerende leder sørger for å snakke med alle prosjektdeltakerne hyppig.

prosjektlederen i et forhandlingsmøte med 3 personer

I et prosjekt med dedikerte medarbeidere er det normalt at det kan "gå en kule varmt". Prosjektlederen skal ikke være konfliktsky, men kunne løse utfordringene.

5. En prosjektleder er god til å forhandle

Ferdighetene til en prosjektleder inkluderer kontraktsforhandling, konflikthåndtering, dialog med styringsgruppe og interessenter, samt håndtering av interne og eksterne krav.

Prosjektledelse er en konstant forhandling. En ansvarsfull prosjektleder må også være god til å forhandle. Forhandlinger pågår hele tiden, gjennom tildeling av oppgaver, prioriteringer, omdisponeringer eller konfliktløsing mellom prosjektdeltakere.

Kontraktsforhandling i prosjektledelse

Kontraktsforhandling handler først og fremst om å komme til enighet om vilkårene i en avtale. Forhandlingen vil vanligvis følge disse fasene: Planlegging, diskusjon, forslag og beslutning. En god prosjektleder har erfaring med forhandlinger og har studert forhandlingsteknikk.

Konflikthåndtering i prosjekter

Det er nesten uunngåelig at det oppstår konflikter i et prosjekt med prosjektdeltakere som kan ha forskjellige verdier, personligheter og faglig kompetanse. Om prosjektlederen evner å løse tvister gjennom å bygge relasjoner og forene målsetninger, vil ikke konflikter være negativt i seg selv.

Prosjektlederen må være i stand til å løse problemer mens hun respekterer individuelle forskjeller. En god leder og administrator oppfører seg rolig og behandler alle høflig selv under press.

Dialog med interessenter

Prosjektledere må planlegge prosjektet i henhold til kravene til prosjektet. Det er lederens oppgave å dele opp hovedkravene i mindre krav som kan fordeles som arbeidsoppgaver til prosjektdeltakerne. I moderne agile prosjektstyringsprinsipper benyttes raske møter til å forhandle om hvem som skal løse en bestemt oppgave.

God prosjektledelse handler også om å involvere interessentene – såkalte «stakeholders» – i prosjektet. Er du prosjektansvarlig som sjef, koordinator eller administrator – analyserer du de ulike interessentenes ønsker og mål, og vurdere hva de enkelte kan bidra med i prosjektet. En ansvarlig prosjektleder vil sørge for at alle interessenter blir tilstrekkelig involvert og engasjert i prosjektet.

Dersom de negative interessentene ikke ivaretas og håndteres på en god måte kan deres innflytelse være ødeleggende for prosjektet. Samtidig må støtten fra de positive interessentene brukes til prosjektets beste, skriver Difi i sin prosjektveileder om interessentenes holdning til prosjekt.

Trenger du profesjonell prosjektledelse?

ProData Consult har over 10 000 konsulenter i vårt nettverk med frilansere og samarbeidende konsulentselskaper.

Vi leverer dyktige konsulenter innen prosjektledelse, forretningsutvikling, programledelse eller interimledelse – for offentlig og privat sektor.

Ta kontakt med oss i dag dersom du har et konkret behov for en prosjektleder.

Illustrasjon av de fem kjennetegn på en god prosjektleder

Oppsummert om IT prosjektledelse

Om å lede IT-prosjekter

En viktig del av en IT-prosjektleders ansvar er å avstemme forventninger med realitet overfor dem som eier og bestiller prosjektet. Det krever gode evner til kommunikasjon, forhandling og lederegenskaper.

Prosjektlederen skal både kunne teknologi, forretning og organisasjon, samt inneha en rekke personlige egenskaper for å lykkes som leder.

En god prosjektleder har gode lederegenskaper.

Sannsynligheten for at et prosjekt blir vellykket henger tett sammen med hvor gode lederegenskaper prosjektlederen besitter. Hovedansvaret til prosjektlederen er tross alt at prosjektet gjennomføres på tid og budsjett med ønsket resultat. Dette forutsetter at deltakerne i prosjektet er motiverte og målbevisste.

Prosjektledelse krever effektiv kommunikasjon.

En dyktig prosjektleder benytter effektive verktøy for å dele informasjon. Prosjektlederen har også utviklet gode antenner for å lese mellom linjene hva prosjektdeltakerne mener. Å utvikle gode kommunikasjonsevner kan bidra til å unngå konflikter, inngå kompromisser og lede til bedre beslutninger.

En god prosjektleder er en god beslutningstaker.

For å sikre at prosjektet er vellykket kreves det av prosjektlederen at hun/han er en god beslutningstager. Prosjektledere tar mange avgjørelser hver dag. Evnen til å ta beslutninger er kritisk for å sikre at beslutningene er rasjonelle, objektive og korrekte.

God prosjektledelse er inspirerende.

Prosjektlederjobben er utfordrende, siden den ikke bare har ansvar for prosjektets suksess, men også for prosjektgruppens trivsel. En god prosjektleder er inspirerende og sørger for at prosjektgruppen er motivert.

En prosjektleder er god til å forhandle.

Prosjektledelse er en konstant forhandling, så en god prosjektleder må også være god til å forhandle. Forhandlinger pågår hele tiden, gjennom tildeling av oppgaver, prioriteringer, omdisponeringer eller konfliktløsing mellom prosjektdeltakere.

Få nye oppdrag som IT prosjektleder

Opprett profil på 5 minutter sjekk mulighetene